OFICINA SIN PAPELES

El SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL que le ofrecemos, es el motor principal de la consecución de una OFICINA SIN PAPELES. La empresa que aplique a su gestión empresarial, nuestro sistema, conseguirá la excelencia en la ejecución de su gestión documental.
La aplicación de las Nuevas Tecnología de Información y Comunicación a nivel mundial, ha supuesto un cambio muy sustancial en cuanto a la forma tradicional de comunicarnos, tanto a nivel empresarial como personal.
Nuestra empresa siendo consciente de este gran cambio, y dada la gran importancia que supone la aplicación de las nuevas tecnologías a la gestión empresarial, queremos participar en este gran cambio, ofreciendo la implantación de nuestro SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL, con la certeza de que esta metodología avanzada, una vez aplicada a su gestión empresarial, la hará mucho más eficaz y eficiente, reportando un incremento de la productividad del Capital Humano y por consiguiente un ahorro de coste muy importante, ayudando al mismo tiempo a la sostenibilidad del medioambiente con la minimización de consumo de papel.
Para implantar la metodología de este sistema en una organización, se ha elaborado este Manual de Implantación de la OFICINA SIN PAPELES, con el objetivo de proporcionar una herramienta que facilite dicho proceso de implantación.

El principal objetivo del manual es:
Proporcionar una herramienta o marco metodológico que facilite la implantación de la OFICINA SIN PAPELES en su organización.
El manual tiene como objetivos adicionales:
Dar a conocer la implantación de la OFICINA SIN PAPELES, como una metodología avanzada importante en la reducción de costes y cuidado medioambiental, mediante la utilización de las TIC y cambios de comportamiento.
Identificar los procesos claves de la organización, poniéndolos a disposición de esta metodología para facilitar su implantación.
Poner de manifiesto las ventajas y dificultades de la implantación con respecto a su metodología.

Este manual está dirigido principalmente a los responsables de la dirección de la organización, con el objetivo principal de facilitar su extensión a toda la gestión empresarial.
El seguimiento y utilización de este manual vendrá determinada en función del uso actual de las TIC en la gestión empresarial, aplicándolo en procesos concretos o de forma extensiva a todos los procesos de la gestión empresarial.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es un término que se utiliza actualmente para hacer referencia a una amplia gama de servicios, aplicaciones, y tecnologías, que utilizan diversos tipos de equipos y programas informáticos, y que a menudo se transmiten a través de telecomunicaciones.
Lo potencialmente importante de las TIC es que aplicando su tecnología nos permite el acceso al conocimiento, la información y las comunicaciones, elementos cada vez más importantes en la interacción económica y social de los tiempos actuales.
A lo largo de varios años ya, muchas empresas han intentado implantar la oficina sin papel, pero muchos proyectos no se han logrado ejecutar por el alto coste de las TIC a utilizar para su implantación, y otros que sí se llevaron a cabo, fracasaron por su ineficaz e ineficiente gestión documental.
Nuestro empeño en la autoimplantación de la OFICINA SIN PAPEL en nuestra organización, ha conseguido esquivar los principales motivos de fracaso, aplicando grandes dosis de estudio y experimentación a encontrar el proceso de gestión y control documental, mediante la aplicación de TIC económicas, que nos permitiera al mismo tiempo, disminuir al máximo los costes elevadísimos que de las graves Pausas Documentales que se producen desde la recepción de la documentación hasta su archivo final, y el resultado ha sido la creación de este SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL.

El concepto de OFICINA SIN PAPELES resulta novedoso y de difícil comprensión en un mundo que sigue utilizando el papel como soporte de múltiples actividades empresariales. Este hábito tan arraigado en la gestión empresarial, se ha incrementado en las últimas décadas con la introducción y la mayor disponibilidad de las nuevas tecnología, que lejos de disminuir el uso del papel ha disparado su consumo.
El impacto del uso de las TIC es ya muy evidente en el entorno empresarial, puesto que ha informatizado la mayoría de los procesos, consiguiendo una mejora de las gestiones, productos o servicios en favor de sus clientes, pero generando sin duda alguna, un incremento de consumo de papel y de otros consumibles. Este incremento, es el que minimiza las ventajas obtenidas con el uso de las TIC, puesto que es la causa principal de las graves Pausas Documentales que se producen, y que originan un coste económico demasiado importante.
¿Qué es y por qué se produce una Pausa Documental en la gestión empresarial?
Pausa Documental: Es la cantidad total de tiempo que dedican todos los trabajadores de una organización a la gestión documental con un resultado ineficaz. Por ejemplo, extravío, búsqueda, pérdida, archivo incorrecto, información incorrecta, … … … …. … … … … … … … … … … … de la documentación.
Las causas que las producen pueden ser muchas y variadas: El desconocimiento de las nuevas TIC, su uso inadecuado, el rechazo inicial al cambio, la costumbre de imprimir, la creencia de que un documento escrito es más valioso que uno digital, etc.
La aplicación de este SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DOCUMENTAL, alimentará el cambio de actitud en toda la organización para conseguir la implantación de la OFICINA SIN PAPELES, que les permitirá reducir considerablemente sus costes.

ORGANIZACIÓN. PROCESOS Y SERVICIOS

• Gestión centralizada.
• Procesos y servicios más eficaces y eficientes.
• Aumento de la eficiencia al integrar y simplificar los procesos.
• Aumento de la productividad.
• Optimización de los recursos.
• Disminución de errores.
• Disminución de costes (administrativos, de comunicación, archivadores, carpetas, etc.).
• Acceso total y rápido a la información desde distintos departamentos y puestos.
• Mayor control de la información.
• Aumento del control y la seguridad, por disminución de pérdida de archivos, acceso restringido por niveles de confidencialidad, etc.
• Eliminación de documentos duplicados.
• Facilidad de consulta de datos.
• Disminución del tiempo de localización de los archivos.
• Disminución del tiempo de respuesta, aumentando la rapidez del servicio.
• Disminución del espacio de almacenaje.
• Disminución de copias y versiones de un mismo documento.
• Diversificación y aumento del número de servicios ofrecidos.
• Mejora el entorno de trabajo y la comunicación en la organización. Personal mejor informado y más implicado.
• Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de la organización.
• Mejora la calidad y la rapidez de las gestiones que se realizan en la organización.
• Mejora la información al permitir el seguimiento de la documentación por toda la organización.

MEDIO AMBIENTE

• Ahorro de papel.
• Reducción de costes de eliminación de residuos.
• Menor impacto ambiental por
• Reducción en la generación de residuos.
• Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de papel: árboles, agua y energía.
• Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores
• del papel.
• Disminución del consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.
• Reducción de residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.
• Contribuye al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos no compromete el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

BUENAS PRÁTICAS AMBIENTALES. Ahorro de papel.

• Utilizar el soporte informático siempre que sea posible.
• Fomentar el uso del correo electrónico para comunicaciones internas y externas.
• Guardar y distribuir los documentos en formato digital, compartiendo información aprovechando las posibilidades de Intranet, correo electrónico, etc.
• Revisar los textos en pantalla antes de imprimir, ortografía, márgenes, “vista previa”, reducción del tamaño de la fuente, etc. para evitar textos con errores.
• Ajustar los documentos para que quepan dos páginas en una cara, si es imprescindible imprimir documentos de consulta.
• Fotocopiar e imprimir a doble cara, reduce el uso de papel a la mitad.
• Reutilizar papel ya impreso por una cara para documentos internos, bloc de notas, borradores, envío de faxes, etc.
• No configurar el fax con página de presentación, se utiliza menos papel y la transmisión es más rápida.
• Utilizar preferentemente papel reciclado, actualmente su calidad es similar al Convencional.
• Disponer contenedores específicos para la recogida y posterior reciclado del papel inservible